POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

El Estatuto de Autonomía de las Illes Balears, en el art. 30.24, establece que la Comunidad Autónoma de les Illes Balears tiene competencia exclusiva sobre los archivos que no sean de titularidad estatal.

La Ley 6/2022, de 5 de agosto, de archivos y gestión documental de las Illes Balears, regula el Sistema Archivístico de la Illes Balears, del cual forman parte los archivos de los entes locales de las Illes Balears.

El artículo 22 de la Ley 6/2022 establece los siguientes principios generales de actuación de los subsistemas que forman parte del Sistema Archivístico de las Illes Balears:

a. Fomentar la máxima coordinación de todos los archivos integrados en el Sistema Archivístico de las Illes Balears, al objeto de lograr los objetivos de esta ley.
b. Tener una atención especial en garantizar, respecto a los archivos y documentos, los derechos y deberes de las personas que son sus titulares y también los de los ciudadanos.
c. Promover y estimular acciones que sirvan para dar a conocer y divulgar los archivos y documentos de las Illes Balears.
d. Impulsar la cooperación con las administraciones locales y entre estas mismas para favorecer los objetivos de esta ley en su ámbito.
e. Fomentar la implicación de los archivos en la vida cultural de su ámbito territorial.
f. Favorecer la actividad de las asociaciones, fundaciones y otras entidades que tengan por objeto apoyar a los archivos.

En cuanto al derecho de acceso a los documentos, el artículo 69 de la Ley 6/2022 establece lo siguiente:

1. Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos de titularidad pública que sean de acceso y consulta libres y que estén custodiados en archivos públicos del Sistema Archivístico de las Illes Balears que dispongan de un espacio para la consulta de los documentos incluidos en sus instrumentos de información y descripción archivísticas.
2. Los archivos y sus instalaciones deberán dotarse de los recursos, los medios técnicos y las medidas organizativas necesarios para garantizar el cumplimiento del derecho de acceso a los documentos a la vez que se protege su integridad.
3. El acceso a la documentación de carácter administrativo histórico o correspondiente a procedimientos finalizados desde hace al menos cinco años, se regirá por la tabla de evaluación de la serie documental correspondiente, según el dictamen de la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos. En el supuesto de que no se considere aplicable la forma de acceso prevista en este título, el responsable del archivo tiene que informar al solicitante de la necesidad de ejercer el derecho de acceso según lo previsto en Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

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